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E-Mail Archivierung für Unternehmen

E-Mail-Archivierung Cleversite

Bild © fullvector / Adobe Stock

Warum E-Mail Archivierung?

Unternehmer/innen sind verpflichtet, Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Dazu zählen im digitalen Alltag auch E-Mails. Rechnungen, Angebote usw., die per E-Mail verschickt werden, sind geschäftsrelevante Unterlagen. Die Regeln sind in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (kurz: GoBD) festgelegt.

Ein E-Mail Archiv bringt allerdings auch den Komfort, dass Du nie mehr eine versehentlich gelöschte E-Mail suchen musst.
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Notwendigkeit

Was muss eine E-Mail Archivierung können?

Darauf solltest Du bei Deiner E-Mail Archivierung achten:

Die Archivierung Deiner E-Mails findet am besten nicht lokal auf Deinem Rechner, sondern möglichst nah an Deinem E-Mail-Server statt.

Da Du „im Original“ archivieren musst, solltest Du keine PDFs Deiner Mails speichern. Du musst aber auch nach 10 Jahren noch die Unveränderbarkeit nachweisen; also sollte der Urzustand der E-Mail dokumentiert werden und alle Anhänge vorhanden sein. Dann erst verfügst Du über eine revisionssichere E-Mail Archivierung.

Ach ja, und: Alle Regeln, die für die DSGVO gelten, gelten auch hier: Du solltest den Datenschutz gewährleisten können; idealerweise einen Server in Deutschland oder der EU nutzen und auch dokumentieren, wie Du archivierst.

  • „zeitnahe“ Archivierung – am besten sofort

  • nachweislich im Originalzustand

  • revisionssicher, d.h. sicher vor Manipulation

E-Mail-Postfach archivieren mit Cleversite
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Welche Kosten fallen bei der Archivierung von E-Mails an?

Es gibt verschiedene Faktoren, die die Kosten einer E-Mail Archivierung beeinflussen.

  • Anzahl der zu archivierenden Postfächer

  • Größe des Archivs in Gigabyte (GB)

  • Exchange-Mailserver oder
    „normaler“ Mailserver (IMAP)

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E-Mail-Archivierung-Cleversite

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Kosten
Preis-Vorteil

für Cleversite Website-Service Kunden

Wenn Du Deine Webseite als Service von Cleversite erstellen lässt oder unser Hosting in Anspruch nimmst, hast Du IMAP-Postfächer ohne Aufpreis inklusive. Bei der E-Mail Archivierung Standard kommen dann nur noch die Kosten für Dein Archiv dazu.

 

Special Offer

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E-Mail Archivierung IMAP / Exchange im Vergleich

 E-Mail Archivierung für IMAP-Postfächer E-Mail Archivierung für Exchange-Postfächer
E-Mail Archivierung Standard Exchange Business-E-Mail inkl. Archivierung
Monatliche Servicepauschale
zzgl. einmalige Einrichtung. 		Standard: nur 7,95 €
Archivierung 1 Postfach		 Exchange: ab 11,95 €
Kompletter E-Mail Dienst inkl. Archivierung
Größe des E-Mail Archivs Standard: 25 GB
(mitwachsend, je weiteres GB 1 €/Mon.)		 Exchange: unbegrenzt
Einsicht E-Mail Archiv Standard: via Cloud-Login Exchange: via Outlook oder Cloud-Login
Konfigurierbar für beliebigen E-Mail-Anbieter via IMAP Standard: Exchange:
E-Mail Anbieter-Wechsel zu Cleversite erforderlich Standard: Exchange:
(Domain & Webseite können bei aktuellem Anbieter verbleiben)
Professionelle E-Mail- & Workgroup-Funktionen Standard: Exchange:
Kombinierbar mit Cleversite Website-Hosting Standard: Exchange:
Individuelles Angebot

Häufige Fragen zur E-Mail Archivierung

Muss ich mit meiner Webseite zu Cleversite wechseln, wenn ich die E-Mail Archivierung buche?

Nein, musst Du nicht. Natürlich bieten wir Dir gerne unsere günstigen Tarife ab 4,95 €1/Monat an, aber verpflichtend ist das nicht.

Muss ich mit meiner Domain zu Cleversite wechseln, wenn ich die E-Mail Archivierung buche?

Nein.

Bei der E-Mail Archivierung mit Business-E-Mail Exchange solltest Du  allerdings  einen Zugang zu der Domain-Konfiguration haben, damit  das System eingerichtet werden kann.

Muss ich alle meine E-Mail-Adressen zu Cleversite umziehen?

Das kommt darauf an.

Mit der E-Mail Archivierung Standard kannst Du bei Deinem aktuellen E-Mail Provider bleiben, solange dieser den IMAP-Standard unterstützt. (Das tun i.d.R. eigentlich alle).

Für die E-Mail Archivierung mit Business-E-Mail Exchange ist ein Umzug nötig, weil hier die E-Mails direkt an unserem Mailserver archiviert werden.

Kann ich IMAP E-Mail und Exchange kombinieren?

Nein, eine Kombination beider Systeme (für eine Domain) ist nicht möglich. Es handelt sich um technisch unterschiedliche Arten, E-Mails zu verarbeiten.

Was ist der Unterschied zwischen E-Mail Postfach und E-Mail Adresse?

In Deinem Postfach kommen alle E-Mails an, die an eine oder mehrere E-Mail Adressen gesendet werden, die diesem Posftach zugewiesen sind. E-Mail Adressen sind quasi Weiterleitungen an ein Postfach.

Jedem Postfach muss mindestens eine E-Mail-Adresse zugewiesen sein.

Arbeitet Ihr DSGVO-konform?

Selbstverständlich! Du erhältst einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) von uns. Unsere Mail- und Archiv-Server stehen in Deutschland. Wir arbeiten nur mit professionellen deutschen IT-Partnern zusammen, die dem Datenschutz ebenso verpflichtet sind, wie Du und wir auch.

Wie hoch ist die Einrichtungsgebühr?

Das kommt darauf an, wieviele Postfächer einzurichten sind und ob Du noch weitere Services wie z.B. Domain und/oder Hosting benötigst. Ein durchschnittlicher Aufwand liegt zwischen ca. 0,5 – 1 Stunde, die wir für die Einrichtung berechnen.

Preise für E-Mail Archivierung: Unverbindliches Angebot anfordern

Alle Preisangaben sind monatliche Beträge zzgl. USt. und Einrichtung bei jährlicher Zahlungsweise. Angebot nur für Unternehmer (m/w/d), Firmen und Selbstständige (m/w/d).

* = Pflichtfeld

…oder jetzt zu E-Mail Archivierung beraten lassen

Dein Ansprechpartner:
Rob Sari
069 87205014
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oder weiter zum Kontaktformular

Links zum Thema

GoBD bei Wikipedia

Datenschutzgrundverordnung bei Wikipedia